Kit gratuit
Kit Qualiopi gratuit : 6 documents prêts à remplir
Publié le 20 septembre 2026Mis à jour le Référentiel relu le 6 octobre 2026
Ce kit Qualiopi gratuit rassemble six documents à remplir au fil de l'année : la grille de preuves des 7 critères, le registre des réclamations, la fiche de veille, la synthèse des appréciations, le suivi des formateurs et le plan d'amélioration continue. Chacun est relié aux numéros d'indicateurs qu'il sert à prouver dans le référentiel en vigueur au 1er novembre 2026. Vous l'imprimez ou vous recopiez les tableaux dans votre tableur.
Que contient le kit Qualiopi gratuit ?
Six tableaux à colonnes vides, un par document, et pour chacun les indicateurs qu'il couvre. Les numéros sont ceux de l'annexe du décret n° 2026-728 du 1er août 2026, publié au Journal officiel du 4 août 2026 et relu à la source le 6 octobre 2026. Seuls les indicateurs applicables à vos activités déclarées vous concernent.
| Document | Indicateurs qu'il sert à prouver | Quand le remplir |
|---|---|---|
| La grille de preuves, critère par critèreLes 7 critères en face de vos documents : où est la preuve chez vous, et à quelle date elle a été mise à jour. | Tous ceux qui vous sont applicables | À chaque document mis à jour |
| Le registre des réclamationsUne ligne par réclamation, même reçue au téléphone : ce qui est reproché, ce que vous avez fait, la date de clôture. | 31 | Le jour où la réclamation arrive |
| La fiche de veilleLes quatre veilles — légale, métier, innovations, handicap — avec ce que vous en retenez et ce que ça change. | 23, 24, 25, 26 | Une ligne par mois et par veille |
| La synthèse des appréciations, par sessionNote moyenne, ce qui revient dans les commentaires, et surtout la décision prise derrière. | 30, 32 | Une page par session, dans la semaine |
| Le suivi des compétences des formateursUne ligne par intervenant : matières confiées, diplômes, ce qu'il a fait cette année pour se maintenir à niveau. | 21, 22 | Une fois par an |
| Le plan d'amélioration continueCe que vous faites des écarts, des réclamations et des retours : action décidée, responsable, échéance, date de réalisation. | 32 (et 33 pour un CFA) | À chaque écart ou décision |
Ressource gratuite
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Indiquez votre email : on vous l'envoie tout de suite, en PDF, prêt à imprimer ou à recopier dans votre tableur.
Quels documents Qualiopi sont obligatoires ?
Aucun modèle de document n'est imposé par le référentiel. Il exige, pour chaque indicateur applicable, une preuve que vous pouvez montrer à l'auditeur : datée, cohérente avec vos autres documents, et retrouvable. Le guide de lecture du ministère du Travail donne des exemples de preuves, qu'il présente lui-même comme non exhaustifs.
Le kit ne fabrique donc pas une conformité. Il donne une place fixe aux preuves qui se perdent le plus facilement, parce qu'elles naissent au fil de l'eau : une réclamation reçue au téléphone, une veille lue un soir, une décision prise après une session. Programmes, conventions et attestations, eux, existent déjà dans votre organisme ; la grille du document 1 sert à noter où ils sont.
Ce qui change au 1er novembre 2026
Le référentiel passe de 32 à 33 indicateurs le 1er novembre 2026, selon le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 (JO du 4 août 2026). Le 33ᵉ ne concerne que l'apprentissage : il demande aux CFA un dispositif d'évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, « distinct du recueil général de satisfaction ».
Pour un CFA, la synthèse des appréciations du kit ne suffit donc plus à elle seule. Pour tous les organismes, le texte du 1er novembre demande aussi, à l'indicateur 12, de s'assurer de la prévention et du traitement des situations de violence, de harcèlement ou de discrimination pendant la formation. Le kit n'a pas de document pour ce point : notez dans la grille où vous rangez votre procédure.
Kit Qualiopi pour bilan de compétences, VAE, CFA ou formateur indépendant
Le nombre d'indicateurs dépend de l'activité déclarée. Comptage fait colonne par colonne dans l'annexe du décret, le 6 octobre 2026 :
| Activité | Indicateurs applicables | Ce que le kit couvre |
|---|---|---|
| Actions de formation (dont formateur indépendant) | 23 à 28 | Les six documents servent tels quels. |
| Bilans de compétences | 22 | Les six documents couvrent le socle commun. |
| VAE | 24 | Ajoutez les résultats (3) et les conditions de présentation à la certification (16). |
| Apprentissage (CFA) | 33 | Le kit ne couvre pas les indicateurs propres aux CFA (14, 15, 20, 29, 33). |
Un formateur indépendant relève des actions de formation : 23 indicateurs au minimum, jusqu'à 28 s'il prépare à une certification professionnelle, fait de l'alternance ou de la formation en situation de travail. Le suivi des compétences se remplit alors pour lui-même.
Combien de temps prend la tenue de ces documents ?
Le temps dépend de votre volume, pas du kit : une ligne par réclamation le jour où elle arrive, une ligne par mois pour chacune des quatre veilles, une page par session dans la semaine qui suit, une mise à jour annuelle par formateur, et une ligne au plan d'amélioration à chaque décision. Ce qui coûte cher, c'est de tout reconstituer trois semaines avant l'audit.
Plusieurs de ces lignes peuvent se remplir sans saisie : émargements horodatés, questionnaires synthétisés à la fin de chaque session, veille centralisée. C'est le sujet de notre article sur l'automatisation de la conformité Qualiopi avec l'IA.
Kit ou article : où trouver quoi
Pour comprendre chaque critère, la preuve type attendue et les points de vigilance en audit, lisez notre article sur les 7 critères et les indicateurs Qualiopi : tout y est en clair, sans formulaire. Pour la démarche complète, obtention, coût et audit de surveillance, voyez le guide Qualiopi pour les organismes de formation. Le kit, lui, ne réexplique rien : il donne les cases à remplir et les numéros d'indicateurs en face.
Et si vos preuves se remplissaient toutes seules ?
Claude Agency n'est pas un organisme certificateur et ne délivre pas Qualiopi. Ce que nous faisons : regarder avec vous quelles preuves peuvent être collectées et mises en forme automatiquement, puis le mettre en place. Faites le diagnostic gratuit ou écrivez-nous.
Rédigé par Julien Rayes, fondateur de Claude Agency — directeur commercial et marketing d'un organisme de formation (+3 M€ de CA depuis 2021).